1. Je mailadres

Het allerbelangrijkste als je geen mailadres van de universiteit of hogeschool krijgt (of je je mail door laat sturen): zorg voor een fatsoenlijk mailadres, waarvan in één keer duidelijk is wie mailt. Gebruik je voor- en achternaam of voorletter en achternaam.

2. Beleefd

Een e-mail aan een docent is in feite een brief. Je begint dus niet met ‘Hoi’, maar met ‘Beste meneer X’, of ‘Geachte mevrouw X’. Spreek je docent aan met u, tenzij je hem of haar goed kent en in het echt ook met je aanspreekt. Vergeet ook een afsluiter niet. Je hoort officieel ‘Hoogachtend’ te gebruiken als je start met ‘Geachte’. ‘Met vriendelijke groet’ is ook een goede. En wil je wat goodwill kweken, ‘Bij voorbaat dank voor uw moeite’.

3. Spelling

Check je mail op taal- en spelfouten. Doe je dat niet, dan kom je ongeïnteresseerd over. Als jij geen moeite doet om een beschaafde mail op te stellen, waarom zou je docent dan moeite voor jou doen?

4. Herhaling

Als je iets in drie zinnen kunt vertellen, hoef je er geen drie alinea’s van te maken. Docenten hebben het druk, dus het is nogal zinloos om vijf verschillende versies van jou verzoek te lezen.

5. Onwijs formeel taalgebruik

Ja, je hebt een formele band met je docent. Maar dat betekent niet dat je een literair hoogstandje moet afleveren. Normaal (schrijf)taalgebruik is prima.

6. Een mail beginnen met ‘Ik’

Hier is nogal wat verwarring over: sommige mensen vinden dat je een mail absoluut niet mag beginnen met ‘ik’. Wij vinden het onzin om krampachtig een andere opening te gaan verzinnen, maar pas je aan naar de lezer. Is jouw docent heel formeel en staat hij op officiële omgangsvormen, dan is de kans groot dat je hem/haar niet blij maakt met een mail die begint met ‘ik’.

Met dank aan: USA Today