1. Vergeten een bijlage toe te voegen

Oké, toegegeven: deze heeft iedereen wel een paar keer gehad. De ene keer is alleen vervelender dan het andere moment. Check bij belangrijke mails dus goed of je alles hebt toegevoegd voordat je je mail verzendt. Heb je hier echt vaak problemen mee? Schrijf dan eerst je mail, onderwerp en check dan alles goed voordat je de e-mailadressen invoert. Kun je nooit ‘per ongeluk’ op verzenden klikken.
(enne: een diepe buiging voor Gmail die het woord ‘bijlage’ ziet in je mail en je vraagt of je geen bijlage bent vergeten).

2. Herhalen

In een mail naar vriendinnen of je moeder mag je zoveel typen als je wilt, maar in professionele mails moet je kort en krachtig blijven. Haal alle zinloze woorden en herhalingen weg. Komt er dan alsnog een dikke lap tekst uit? Probeer hem dan op te breken met tussenkopjes of opsommingen. Eventueel kun je duidelijk een lijstje maken wat je precies vraagt/nodig hebt.

3. Niet compleet zijn

Iedereen heeft er een hekel aan om ellenlang heen en weer te mailen voordat het precies duidelijk is wat je vraagt/verzoekt/vertelt. Probeer dus in je achterhoofd te houden wat de voorkennis is van de ontvanger en speel eventueel alvast in op mogelijke vragen.

4. Een naam verkeerd spellen

Een typefout is zo gemaakt en de spellingscontrole constateert niet dat je een naam verkeerd hebt gespeld. Toch is dat één van de grootste dooddoeners in zakelijk verkeer. Helemaal als je de persoon al kent of zelfs al eens eerder hebt gemaild. Controleer dus ALTIJD of je de naam goed hebt geschreven.

5. Vergeten iemand te cc’en

Zeg je dat je iemand in de mail cc’t (bijvoorbeeld om twee mensen met elkaar in contact te brengen), doe dat dan ook.

6. Te veel mensen cc’en

Nog zo’n klassiekertje: reageren op een punt uit een groepsmail en de mail ook sturen naar mensen voor wie hij niet relevant is. Niet doen; iedereen krijgt al genoeg mail binnen. Hoe minder hoe beter.

7.Cc'en in plaats van bcc'en

Stuur je een bulk-mail waarvan de ontvangers niet echt hoeven te weten naar wie de mail nog meer gestuurd is? Zet dan altijd de ontvangers in bcc. Stuur de mail naar jezelf en klaar ben je. Op die manier zien de ontvangers wel dat ze niet de enige zijn geweest die de mail heeft gekregen, maar niet wie er nog meer in de lijst staat.

 

Geïnspireerd door USA Today